« Accounts Reconciliation » ou le rapprochement des comptes

Souvent, au cours de ma carrière, j’ai été sollicité à fournir le « training » à mes équipes comptables. Il est vrai qu’à travers la formation et l’éducation, une des leçons des plus importantes mise en exergue, est la comptabilisation des événements économiques dans le format approprié. Bien que cela puisse sembler évident et mécanique, il n’y a rien de plus préjudiciable à la crédibilité d’un comptable, que l’omission des transactions dans le processus de publication périodique des livres.

Soumis à la pression du calendrier, la plupart des comptables sont à communiquer les résultats une fois par mois à la direction de l’entreprise. Cette dernière va fonder ses décisions sur les figures soulevées.

Afin de faciliter la tâche et accélérer le processus de clôture des périodes, il est important que vous ayez un système de communication prompt et fiable. Le rapprochement des comptes, ou aussi appelé chez les anglo-saxons « accounts reconciliations », consiste d’une revue continuelle des postes ouverts du bilan. Ceci est généralement fait en dehors du logiciel de gestion comptable, le plus souvent, dans Microsoft Excel. D’autres types de traitement de données pourraient être utilisés, même le Microsoft Word, mais il est recommandé de faire usage d’Excel, pour assurer l’exactitude des opérations d’additions et soustractions reportées.

Que vont contenir vos fichiers de réconciliations ? Tous les comptes d’actif et de passif feront partie de votre réconciliation. Comptes bancaires, charges à payer, charges payées d’avance, produits à recevoir, produits reçus d’avance, immobilisations, comptes clients, comptes fournisseurs…

Maintenant, que veut dire, rapprocher les comptes ? Les rapprocher à quoi ? Retour à la case de départ. Il est absolument indispensable que chaque écriture comptable - chaque transaction - soit étayée par une pièce justificative. Généralement, les pièces justificatives seront de nature externe à l’entreprise (factures fournisseurs, relevés bancaires, contrats, etc.). Il est aussi possible qu’une pièce justificative soit le résultat d’une estimation interne, mais il est nécessaire que cette dernière soit complète et explicite.

Pour ce qui est de la réconciliation bancaire, le document externe (relevé bancaire) servira de document de base. La balance finale, à la date de la période de clôture, sera le point de départ de votre rapprochement à la balance comptabilisée dans votre système. Dans votre fichier Excel, vous indiquerez le titre (nom de l’entreprise, nom du compte, numéro du compte, période, etc.), la balance selon votre système comptable, et la balance bancaire selon le relevé de banque. Les différences entre deux balances, qu’elle qu’en soit la nature (charges et intérêts bancaires ou paiements non comptabilisés dans vos livres, paiements effectués mais non reportés par la banque, etc.) doivent impérativement être documentés, datés et expliquer afin de faciliter la correction sur la période.

La question que l’on peut se poser est de savoir si chaque feuille Excel, votre résumé du compte, doit contenir les documents « externes » justifiant de l’activité du compte. La réponse est non. Si certains comptes, comme les comptes de contrôle tels que comptes fournisseurs ou débiteurs, ne peuvent être documentés de par les nombreuses factures constituant la balance finale, un document « interne » sera utilisé pour justifier la balance finale. Là, vous pourrez utiliser la balance âgée (aging) de vos clients, ou la liste des factures ouvertes dues à vos fournisseurs. Etant donné que chacune de ces lignes a pour évidence une facture établie, et proprement classée quelque part dans vos dossiers, vous serez à même à démontrer l’exactitude de vos compte à tout moment.

Tous les autres comptes du bilan contiendront les balances résultantes d’un nombre d’événements ayant un début et une fin. Votre travail de comptable, est de suivre de près ces délais afin de pouvoir communiquer à la direction les mouvements des résultats à anticiper. Par exemple, votre réconciliation du compte « matériel informatique » (compte faisant partie des immobilisations) sera justifié par le nombre de factures payées dans l’acquisition du matériel informatique. Toutefois, lorsque vous parlez du coût, seule la portion correspondante à la période en cours sera reconnue. Ainsi, un ordinateur qui coûte EUR 3'600 sera amorti sur une période d’utilisation estimée de 3 ans et résultera en un coût mensuel de EUR 100 (EUR 3'600 / 36 mois).

De même pour tous les autres comptes, une évidence sera demandée pour chaque poste constituant la balance d’un compte.

En constituant un dossier solide à chaque bouclement périodique, vous obtiendrez une vue d’ensemble et une compréhension totale de l’activité de votre entreprise. Vous pourrez ainsi anticiper les ajustements comptables et fournir la documentation étayant vos explications.

Dépendant de la taille de l’entreprise, un classeur par mois, contenant derrière chacun de vos résumés Excel (que vous allez dater et signer) les documents justificatifs, fera beaucoup de plaisir à votre direction.