La Dématérialisation

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs,…) qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs…). La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des fichiers informatiques, entraînant la mise en oeuvre du fameux "bureau sans papier ".

Objectif zéro papier :

Il est nécessaire de distinguer deux types d’opération dans la dématérialisation et l’élimination du support papier que ce processus induit :

• les originaux papier qui sont numérisés pour archivage,

• les documents qui sont produits d’origine sous format numérique (e-mail, fichiers numériques…).

Les échanges papier font donc et vont faire de plus en plus place aux échanges de documents numériques par différents réseaux d’acheminement (Internet, Intranet…).

La condition d’une dématérialisation réussie :

Ce nouveau mode de communication se heurte cependant aux obstacles de la sécurité et de l’authentification des échanges.

En effet la loi du 13 mars 2000 (JO du 31 mars 2001) pose le principe de l’indépendance entre le document écrit et son support technique. Dès lors, un document électronique peut avoir la même valeur de preuve qu’un document papier.

Toutefois, ce document numérique doit remplir deux conditions :

• permettre l’identification de son auteur,

• être conservé dans des conditions de nature à garantir son intégrité.

Cette même loi a reconnu la validité juridique de la signature électronique au même titre que la signature manuscrite.

Le décret du 30 mars 2001 pris en application de la loi précitée détermine les conditions pour que des procédés de signature électronique puissent être considérés comme fiables, notamment le recours à des prestataires de services de certification qui délivreront des certificats de signature électronique après avoir vérifié l’identité des demandeurs.

En d’autres termes, les documents électroniques non munis d’une signature correspondant à ces critères n’auront aucune valeur de preuve juridique.

C’est la raison pour laquelle on ne peut envisager de généraliser les applications de la dématérialisation et de tous les bénéfices qu’elles occasionnent pour une entreprise, sans certificat électronique. Il représente son 1er facteur clé de succès.